Invoering automatische Gebruikerssynchronisatie Pro Persona

In september van 2019 werd bij Pro Persona gebruikerssynchronisatie ingevoerd. Dankzij deze automatisering worden cliënten bij registratie automatisch aangemeld en ontvangen zij een uitnodiging van Karify. Tevens worden de relaties met behandelaren up-to-date gehouden en wanneer de behandeling afloopt wordt het cliëntaccount automatisch afgemeld. Deze nieuwe inzet van automatisering is het gevolg van een succesvolle samenwerking tussen Pro Persona, Karify, Enovation en NEXUS Nederland. 

We spraken Inge van Eijk en Marco Oostendorp, respectievelijk programmaleider en GZ-psycholoog en informatie-analist bij Pro Persona, om hen te vragen naar hoe zij de inzet van deze vorm van automatisering ervaren, zowel als het implementatieproces en de samenwerking tussen de verschillende partijen.

Efficiëntieslag

De in- en uitschrijvingen van cliënten lagen voorheen in het geheel bij het secretariaat. Met het invoeren van gebruikerssynchronisatie is dit proces geautomatiseerd. “Uiteindelijk gaan hierdoor minder dingen fout.” geeft Inge aan. Zo is er een duidelijke efficiëntieslag gemaakt in het aanmeldproces. Wat is er nog meer veranderd? Marco ziet dat “het proces dwingender is geworden door het invoeren van deze automatisering. Je moet heel zeker zijn van hoe je proces werkt en dat dit voor zowel cliënten als behandelaren duidelijk is.”.

Primeur onder alle deelnemende organisaties

Het invoeren van deze gebruikerssynchronisatie was voor Pro Persona, Karify, Enovation en NEXUS Nederland een primeur. Wat was voor Pro Persona de aanleiding om deze stap te zetten? Volgens Marco was dit niet zozeer een door techniek gedreven motivatie als een gedragsverwachting. “Langzamerhand kan je van applicaties verwachten dat ze onderling communiceren en samenwerken. Dit is ook wat vanuit de overheid wordt gestimuleerd. Bij het aanmelden van een cliënt in je EPD verwacht je dat de Karify’s van de wereld hier vanzelf in meegaan. Zo niet, dan kan je dit soort processen net zo goed bij het secretariaat laten liggen.”. Een goede samenwerking tussen Pro Persona, Karify, Enovation en NEXUS Nederland bleek cruciaal, met name omdat het de eerste keer was dat dit werd gedaan. “Gelukkig dachten alle partijen goed mee.”. Ook bij het oplossen van kinderziektes gedurende de implementatie was de samenwerking tussen alle partijen belangrijk. Onderlinge communicatie moet goed afgestemd worden, zo ondervond Marco. “Het kan best zijn dat als je ergens tegenaan loopt, de oplossing eigenlijk bij bijvoorbeeld Karify, Innovation of NEXUS Nederland ligt. Maar jij weet niet waar het ligt. Dus moet je wel een duidelijke communicatieroute hebben.”

Wat blijft Inge en Marco het meeste bij van dit proces? “Achteraf zijn dingen die heel simpel lijken, vaak toch erg complex. Goede samenwerking en communicatie zijn cruciaal voor een succesvolle koppeling.”.

Meer weten?

Benieuwd naar de mogelijkheden op het gebied van gebruikerssynchronisatie voor jouw organisatie? Vraag hiernaar bij jouw contactpersoon bij Karify of neem contact met ons op!