Digitale aanmelding, screening en intake: Verslag GVK bijeenkomst

Het behandeltraject van cliënten start vaak met het aanmelding-, screening- en intakeproces. Digitale tools kunnen hier een belangrijke rol in spelen.

Om te verkennen welke problemen er bestaan in dit proces die digitale tools kunnen verhelpen, heeft Karify een bijeenkomst georganiseerd op 28 oktober. Deelnemers van deze sessie bestonden uit professionals uit verschillende GGZ-organisaties, van zowel zorg- als ICT-afdelingen. Allen maken zij onderdeel uit van de Gebruikersvereniging Karify (GVK).

Aanleiding

Veel organisaties zijn momenteel bezig met de online ontvangst van cliënten. Het doel hiervan is om de cliënt nog voor de intake digitaal aan te sluiten op een organisatie. Dit brengt meerdere mogelijkheden met zich mee. Zo wordt het mogelijk om screenings informatie op te halen bij de cliënt die ingezet kan worden voor een betere doorverwijzing, zowel intern als vanuit de huisarts.

Knelpunten in kaart

Gezamenlijk bespraken de deelnemers hoe het aanmelding-, screening- en intakeproces bij verschillende organisaties verloopt. Aan bod kwamen onderwerpen als het verzamelen van voldoende informatie. Er bestaat behoefte aan betere screening bij de huisarts en intern ten behoeve van doorverwijzing, terwijl bij aanmelding de informatie vaak beperkt is.

Het gedurende het aanmeldproces verzamelen van voldoende informatie is dus cruciaal voor de juiste doorverwijzing. Maar in welk stadium verzamel je nou welke informatie? Onder de deelnemers bestaat er een consensus dat het van groot belang is om in een vroeg stadium van het aanmeldproces de benodigde informatie te vergaren. In dit geval geldt dat alles wat in de verwijzing helder is, niet meer uit de screening gehaald hoeft te worden. 

Oplossingen

In het aanmeldproces liggen nog veel kansen voor het verbeteren van de ervaring van zowel cliënt als behandelaar. Zo kan informatie digitaal in één keer overhandigd worden, in plaats van door elkaar heen op verschillende momenten. Een cliënt kan dan snel aan de slag en geholpen worden. Tevens kunnen digitale processen de workflow van de behandelaar ondersteunen en administratieve lasten verminderen. Waar mogelijk kan een cliënt meeschrijven, denk hierbij aan bijvoorbeeld een intakeverslag, waarbij de cliënt zoveel mogelijk eigen regie behoudt. Een combinatie van tekst en filmpjes kunnen gedurende de intake aangeboden worden aan de cliënt ter uitleg van het intake- en behandelproces.

Tot slot: de Gebruikersvereniging Karify

De GVK is opgericht om o.a. het delen van kennis en ervaring onder partnerorganisaties van Karify te faciliteren. De GVK brengt gebruikers van Karify in contact met elkaar en organiseert bijeenkomsten waarin kennis en ervaringen uitgewisseld kunnen worden. Dit stelt Karify in staat om zorgprofessionals te voorzien van de tools waarmee zij kunnen en willen werken.